Behandling af personoplysninger
Her kan du læse om Silkeborg Oasekirkes Persondatapolitik. Herunder hvilke oplysninger vi registrerer om dig, og hvordan vi bruger oplysningerne
Sidst opdateret januar 2019
1 Silkeborg Oasekirkes dataansvar
Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter dine oplysninger, når de ikke længere er nødvendige.
Nedenfor kan du læse mere om de forskellige områder af Silkeborg Oasekirkes persondatapolitik. Du kan bl.a. læse om, hvilke oplysninger vi registrerer om dig, hvordan vi anvender oplysningerne, hvor længe vi gemmer dine oplysninger og om dine rettigheder.
2 Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Silkeborg Oasekirke er dataansvarlig, og vi sikrer, at dine personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen.
Hvis du har spørgsmål, er du velkommen til at kontakte kirkens daglige leder:
Hanne Dalsgaard
Adresse: Frichsvej 2, 8600 Silkeborg
CVR: 17318500
Telefonnr.: 8681 6835
Mail: hanne@oasekirken.dk
3 Hvem behandler vi personoplysninger om?
Denne privatlivspolitik er gældende for alle oplysninger du giver os og/eller som vi indsamler om dig. Der er forskellig former for tilknytning til menigheden, og privatlivspolitikken gælder både medlemmer, bidragydere, brugere, frivillige, ansatte og eksterne samarbejdspartnere.
4 Hvilke personoplysninger behandler vi?
Når du er medlem, bidragyder eller frivillig hos os indsamler vi følgende almindelige personoplysninger om dig: navn, adresse, mailadresse, telefonnummer, fødselsdato og køn. Af og til bliver der også taget billeder og video ved vores arrangement til brug på hjemmesiden eller anden PR. Ved gudstjenesten bliver prædikenen streamet på YouTube.
Vi behandler også personoplysninger, der er tillagt en højere grad af beskyttelse. Hvis du bliver medlem eller får foretaget en kirkelig handling hos os som f.eks. vielse, indsamler vi dit cpr-nummer for at kunne foretage den rette registrering i forhold til offentlige myndigheder. Vi skal også bruge dit cpr-nummer, hvis du giver et økonomisk bidrag til kirken, som du ønsker vi skal indberette, så du får fradrag hos SKAT. Hvis din gave og dit kontingent er tilmeldt Betalingsservice, registrerer vi også dit registreringsnummer og kontonummer til Betalingsservice.
Ved refusion af udgifter registrerer vi registreringsnummer og kontonummer til brug for overførsel af kompensation for udlæg.
Vi indhenter også børneattester på ansatte og frivillige, der arbejder med børn og unge.
I udgangspunktet behandler vi ikke andre særlige følsomme personoplysninger. Men i tilfælde, hvor der er tale om kirkens diakonale arbejde i form af sjælesorg eller diakoni, kan der indsamles udvalgte oplysninger om f.eks. etnisk baggrund, religiøs overbevisning, helbred, socioøkonomiske forhold med henblik på hjælp og vejledning. I tilfælde hvor der er tale om ledelsesrelation som ansat eller frivillig tjeneste kan der også være tale om personfølsomme oplysninger om helbred, religiøsitet og seksualitet – oplysninger, der er betroet af dig til din leder.
5 Hvor indsamler vi oplysningerne fra?
Normalt får vi kun de oplysningerne om dig, som du selv giver os.
Men i nogle tilfælde kan der være andre kilder.
- Hvis du arbejder med børn og unge indhenter vi en børneattest på dig hos politiet.
- Hvis du er ansat, så indhenter vi de nødvendige skatteoplysninger fra de offentlige myndigheder ved udbetaling af din løn.
- Ved indbetaling af gaver og gebyr via MobilePay registreres beløb og telefonnummer.
6 Hvad bruges personoplysningerne til?
Det er forskelligt hvad vi bruger dine personoplysninger til. Som du kan se nedenfor, afhænger det af hvilken relation du har til os.
6.1 Medlemmer
Hvis du er medlem hos os bruger vi dine personoplysninger til at administrerer dit medlemskab, herunder registrering og kontingentopkrævning. Vi bruger det også til at forsyne dig med nødvendig information om kirkens aktiviteter og arrangementer. Desuden vil dine almindelige personoplysninger fremgå af en intern adresseliste.
6.2 Bidragyder
Hvis du er bidragyder, bruger vi dine personoplysninger til at indberette dit bidrag til Skat, så du kan få fradrag.
6.3 Bruger
Hvis du som bruger eller interesseret aktivt har bedt om informationer eller opfølgende kontakt, bruger vi dine personoplysninger til dette formål.
6.4 Frivillig
Hvis du er frivillig, bruger vi dine personoplysninger til koordinering, planlægning, gennemførelse og udrustning i forbindelse med den pågældende opgave.
6.5 Ansat
Hvis du er ansat, vil dine personoplysninger blive brugt til at administrerer din relation til os, herunder medarbejderudvikling samt håndtering af din hverv og pligter i kirken. Desuden til udbetaling af løn, godtgørelse, refusion og lignende.
7 Hvad er vores ret til behandling af personoplysninger?
Vi behandler kun dine personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund.
7.1 Persondataforordningen artikel 9
Da Silkeborg Oasekirke er en organisation, der er ikke arbejder med gevinst for øje og hvis sigte er af religiøs art, er vores behandling af personoplysninger lovlig, når det gælder medlemmer, tidligere medlemmer eller personer, som på grund af vores formål regelmæssigt er i kontakt med os. Betingelsen er at det sker som en del af vores legitime aktiviteter. Det kunne f.eks. være:
- Udøvelse af aktivitet, herunder gudstjenester, børne- og ungdomsarbejde, diakonalt arbejde mv.
- Håndtering af dine medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til årsmøde.
- Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af gavebidrag m.v.
- Afholdelse af sociale arrangementer.
- Brug af situationsbilleder og video, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen.
- Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi dine almindelige medlemsoplysninger også i en periode efter din udmeldelse af foreningen.
- Af hensyn til kontaktmuligheder kan der for børn og unge under 18 år behandles oplysninger om forældrene.
- Bevaring af oplysninger med historisk værdi til statistik og lignende.
7.2 Persondataforordningen artikel 6
Der er i persondataforordningen en række andre lovlige grunde, der giver os en specifik hjemmel til at behandle din personoplysninger. Disse er følgende:
7.2.1 Samtykke
Hvis du har givet os dine kontaktoplysninger ved f.eks. at udfylde et kontaktkort eller tilmeldt dig vores nyhedsmail, har du selv givet os dit samtykke til at behandle dine personoplysninger, med det formål at yde den service du har efterspurgt.
Hvis vi indhenter dit samtykke, er det frivilligt, om du vil give samtykke, og du kan til enhver tid trække det tilbage ved at give os besked om det.
7.2.2 Opfyldelse af en kontrakt
Når du bliver medlem hos os, er dette medlemskab reguleret af vore vedtægter. Medlemskab forudsætter bl.a. deltagelse i kirkens aktiviteter (§3.1) og bidrag til kirkens fællesskab (§3.2). Behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse med kirkens aktiviteter sker derfor som opfyldelse af den kontrakt som medlemskabet udgør.
Hvis du er en af vores eksterne samarbejdspartnere, som f.eks. lejer eller låner lokaler af os, er vores hjemmel det samtykke du har givet via den skriftlige aftale vi har med dig.
7.2.3 En retslig forpligtelse
Hvis du giver et økonomisk bidrag til kirken, har vi en retslig forpligtelse til at indberette din gave til SKAT, så du kan få dit skattemæssige fradrag. Dette sker selvfølgelig ikke, hvis du ønsker at være anonym.
En anden retslig forpligtelse kan f.eks. være til brug for dokumentation af transaktionsspor og lignende i medfør af reglerne i bogføringsloven. Vi skal blandt andet gemme regnskabsmateriale i 5 år fra afslutningen af det regnskabsår, som regnskabsmaterialet vedrører.
Hvis du er lønnet ansat i kirken, har vi ligeledes en retslig forpligtelse til at indberette din løn til SKAT.
7.2.4 Udførelse af opgave i samfundets interesse
Når du bliver medlem af kirken eller får foretaget en kirkelig handling ved kirkens præst, som f.eks. en vielse, behandler vi dine personoplysninger som del af udførelse af en opgave i samfundets interesse, ved at indberette dem til registrering i hos offentlige myndigheder.
8 Videregivelse af dine personoplysninger
Vi videregiver ikke personoplysninger til tredje part ud over de forhold, som er nævnt i denne privatlivspolitik.
9 Opbevaring og sletning af dine personoplysninger
Vi opbevarer almindelige personoplysninger i op til 5 år efter tilhørsforholdets ophør.
Personoplysninger, som er tillagt en højere grad af beskyttelse så som børneattester, slettes i udgangspunktet straks efter, at behandlingsformålet er ophørt.
10 Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
10 Dine rettigheder
Du har en række særlige rettigheder efter persondataforordningen, når vi behandler personoplysninger om dig:
- Retten til at blive oplyst om behandlingen af data
- Retten til indsigt i egne personoplysninger
- Retten til berigtigelse
- Retten til sletning
- Retten til begrænsning af behandling
- Retten til dataportabilitet (udlevering af data i et almindeligt anvendt format)
- Retten til indsigelse
Du kan gøre brug af dine rettigheder, herunder gøre indsigelse mod vores behandling, ved at henvende dig til os. Vores kontaktoplysninger finder du øverst.
Hvis du f.eks. henvender dig med en anmodning om at få rettet eller slettet dine personoplysninger, undersøger vi, om betingelserne er opfyldt, og gennemfører i så fald ændringer eller sletning så hurtigt som muligt.
Du kan altid indgive en klage til en databeskyttelsestilsynsmyndighed, f.eks. Datatilsynet.
11 Revidering af persondatapolitikken
Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Ved ændringer vil datoen øverst i persondatapolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende persondatapolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside. Ved væsentlige ændringer vil du modtage meddelelse herom.